Bewirtungskosten und Bewirtungsbeleg

Bewirtungskosten und Bewirtungsbeleg

Was du wissen musst

Die Bewirtungskosten sind im deutschen Steuerrecht eine von wenigen Besonderheiten, denn diese entweder Betriebsausgaben oder Werbungskosten können nur zu 70% angesetzt werden, aber auch nur wenn die Belege und Aufzeichnungen besondere Bedingungen erfüllen.

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In diesem Artikel gehe ich auf Folgende Punkte ein:

Bewirtungskosten Einleitung:

  • Fundstelle und Behandlung
  • Anforderungen an die Bewirtungsbelege

Bewirtungskosten und Bewirtungsbelege Hauptteil:

  • Abgrenzung zwischen Bewirtungsaufwand nach § 4 Abs. 5 und anderen (Voll abzugsfähigen Kosten) der Bewirtung
  • Probleme mit dem Datenschutz, Anwaltsgeheimnis etc. ? 
  • Mischkosten (Privat und Betrieblich)
  • Angemessenheit der Bewirtungsaufwändungen
  • Bewirtung von Arbeitnehmern
  • Fehler oder fehlende Belege Korrigieren ?

Fundstelle und Behandlung

Die Begrenzung und Behandlung des Bewirtungskosten finden wir im § 4 Abs 5 Nr. 2 EStG.

"...Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. 2Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. 3Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen;...”

Diese größtenteils abschließend Definierte Fundstelle gibt klar vor das Bewirtungskosten nur zu 70% der Kosten als Betriebsausgaben und Werbungskosten angesetzt werden dürfen. Um Nachzuweisen das die Ausgaben wirklich betrieblich veranlasst sind werden auch noch folgende zusätzliche schriftliche Aufzeichnungen Verlangt:

  • Ort und Tag der  Bewirtung
  • Teilnehmer und Anlass der Bewirtung
  • Der Gaststätteninhaber hat die Teilnehmer Aufzuschreiben und diese Aufzeichnungen am besten zu unterzeichnen (BFH Urteil vom 18.4.2012)

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden entfällt der Ort und der Tag da diese Über die normale Rechnung einzusehen sind.

Die Kriterien einer regulären Rechnung nach UStG sind natürlich ebenfalls zu erfüllen.

Außerhalb des Gesetzes finden wir noch weitere Anforderungen an die Belege und Aufzeichnungen

In der R. 4.10 (8) finden wir noch:

  • Wenn der Rechnungsbetrag 150 EURO Übersteigt muss die Rechnung den Bewirtenden enthalten. (Ergibt sich aus der Kleinbetragsregelung die bis 150 EURO angewendet werden kann)
  • Sind Rechnung und Aufzeichnungen getrennt sind diese zusammen zu fügen

ACHTUNG

Speisen und Getränke sind genau in Art , Zahl und Preis zu benennen, dies geht über die Regeln des § 14 UStG hinaus. 

UNTERSCHRIFT

Unterschrift Steuerpflichtiger

Das vom steuerpflichtigen angefertigte Dokument ist von ihm zu Unterschreiben

BFH Urteil vom 26.02.2014

HAUPTTEIL

Abgrenzung zwischen Bewirtungsaufwand und anderen Kosten der Bewirtung

Diese Frage ist in meinen Augen viel spannender als die ganzen Formvorschriften wie die Belege sein müssen. Denn wenn man Kosten hat die nicht darunter fallen reichen hier die normalen Belege aus und diese sind auch noch zu 100% steuerlich anzuerkennen und nicht nur zu 70%. Die R 4.10 (5) gibt uns vor wann wir eine Bewirtung haben und zeigt auch Beispielhaft auf wann keine Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 vorliegt. Eine Bewirtung liegt demnach vor wenn Personen beköstigt werden mit Getränken , Speisen oder auch anderen Genussmitteln. Dies muss im Vordergrund der abgerechneten Leistung stehen. Dazu gehören aber auch alle Nebenleistungen (Für diese gelten dann auch alle Formvorschriften) wie zum Beispiel: Trinkgelder Garderoben Kosten NICHT ZU DEN BEWIRTUNGSKOSTEN DES § 4 Abs. 5 EStG gehören:

Wenn diese Aufwendungen einer anderen Hauptleistung untergeordnet werden und nur diese Koste ersetzen wie zum Beispiel bei Seminaren oder bei Beförderungen, aber nur wenn diese in den Leistungsaustausch mit einfließen.

Explizit keine Bewirtung sind nach dieser Richtlinie: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang wie Kaffee, Tee, Gebäck bei zum Beispiel Besprechungen. Die Höhe der Kosten ist hier nicht ausschlaggebend. Produkt-/Warenverkostungen von Herstellungsbetrieben, beim Kunden, beim (Zwischen) Händler, bei Messen. Dies sind Nebenkosten des Verkaufes. Aber auch nur dann wenn dies die zu Verkaufenden Produkte sind oder Brotreichungen bei Weinverkostungen. Wenn Dritte mit dem Verkauf beauftragt werden gelten diese Regeln entsprechend. 

Datenschutz Anwälte Journalisten etc.

Besteht eine andere gesetzliche Vorschrift der Verschwiegenheit so ist diese für das Steuerrecht “egal” dies ändert nichts an den Aufzeichnungen und deren Form die notwendig für den Betriebsausgabenabzug sind. Dies hat der BFH bereits mehrfach bestätigt.

Einmal im Urteil vom 15.01.1998 bei dem es um Journalisten ging und im Urteil vom 26.01.2014 bei dem es um die Schweigepflicht von Anwälten ging.

Meinung: Ich persönliche Teile hier die Auffassung des BFH da nur Personen die Belege sehen für die auch eine Verschwiegenheit gilt wie Mitarbeiter in der Buchhaltung der Anwaltskanzlei, die Kanzlei des Steuerberaters, die das ganze Bearbeiter oder eben das Finanzamt bzw. der Betriebsprüfer. Bei Journalisten empfiehlt es sich augenscheinlich die Buchhaltungsabteilung mit besonderen Klauseln der Verschwiegenheit im Arbeitsvertrag auszustatten. 

Bewirtungsaufwand Mischkosten

Mischkosten (Betrieblich und Privat) Im BFH Urteil vom 8.7.2015, VI R 46/14 finden wir folgenden Entscheidungsgrundsatz: "b) Sind Aufwendungen für eine Feier gemischt veranlasst, weil daran sowohl Gäste aus dem privaten als auch dem beruflichen Umfeld teilgenommen haben, sind die Gesamtkosten anteilig nach Gästen aufzuteilen (Beschluss des Großen Senats des BFH in BFHE 227, 1, BStBl II 2010, 672). Die auf den einzelnen Gast entfallenden Kosten sind aber bei einer Feier wie unter den im Streitfall gegebenen Umständen mangels eines objektiven Aufteilungsmaßstabs entweder zur Gänze der beruflichen oder aber der privaten Sphäre zuzurechnen (Beschluss des Großen Senats des BFH in BFHE 227, 1, BStBl II 2010, 672, Rz 125)." Auch finden wir in diesem Urteil zwei Leitsätze: 1. Aufwendungen eines Arbeitnehmers für eine Feier aus beruflichem und privatem Anlass können teilweise als Werbungskosten abziehbar sein. 2. Der als Werbungskosten abziehbare Betrag der Aufwendungen kann anhand der Herkunft der Gäste aus dem beruflichen/privaten Umfeld des Steuerpflichtigen abgegrenzt werden, wenn die Einladung der Gäste aus dem beruflichen Umfeld (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst ist. Hiervon kann insbesondere dann auszugehen sein, wenn nicht nur ausgesuchte Gäste aus dem beruflichen Umfeld eingeladen werden, sondern die Einladungen nach abstrakten berufsbezogenen Kriterien (z.B. alle Auszubildenden, alle Zugehörigen einer bestimmten Abteilung) ausgesprochen werden. Zusammengefasst: Wenn die Einladungen zu der Veranstaltung nahezu ausschließlich (in der Regel 95%) an Menschen aus dem beruflichen/betrieblichen Umfeld gehen, können die Kosten angesetzt werden. Die Kosten werden dann anhand der anwesenden Personen aufgeteilt. 

Bewirtungskosten Angemessenheit

Der Punkt der Angemessenheit ist zwar kein großer, aber sollte nicht außer acht gelassen werden. Die H 4.10 und die R4.10 (12) geben hier Aufschluss. Demnach ist die Angemessenheit auf die Branchenüblichkeit abzustellen und wir finden in weiteren Richtlinien und Hilfen die man abgewandelt zur Hilfe anwenden kann immer wieder die Formulierung: “Wenn ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte” Weitere Formulierungen finden wir auch die sich auf die Größe des Unternehmens und die langfristige Umsatz und Gewinnentwicklung beziehen. Hierzu ein fiktives überspitztes mini Beispiel: Für einen möglichen Auftrag der einen einmaligen Umsatz von 1.000 EURO bringen würde sind wohl augenscheinlich Bewirtungsausgaben von 900 EURO nicht angemessen. Hingegen: Für jährlich wiederkehrende Umsätze von 50.000 EURO sind, nach meinem subjektiven Empfinden, Bewirtungsausgaben von 1.000 EURO angemessen. Sie sehen, das ganze geht richtung subjektivem Empfinden des Prüfers. Aber wie bei vielem, wenn man es nicht übertreibt und ausreizt sollten sich Probleme der “Angemessenheit” im Zaum halten. 

Bewirtung von Arbeitnehmern

Die Regelungen der Bewirtungsaufwendungen beziehen sich nur auf zum Unternehmer / Unternehmen extern stehende Menschen. Bewirtungen von Mitarbeitern fallen hier nicht darunter. Es ist eher zu prüfen ob diese Aufwendungen als Arbeitslohn zu werten sind. Hier wird es in der Zukunft auch noch einen größeren Beitrag geben zur Gestaltung des Arbeitslohnes.

Bewirtungsbelege fehlerhafte Angaben oder fehlende Belege

Fehler oder fehlende Belege Korrigieren ? Fehlende Angaben Sind die Angaben und zusätzlichen Aufzeichnungen lückenhaft so ist der Betriebsausgabenabzug auch dann zu verwehren wenn die betriebliche Veranlassung auf einem anderen Weg glaubhaft gemacht wird (BFH Urteil vom 30.01.1986) Nachholung und Korrigieren von Aufzeichnungen Das BFH Urteil vom 19.3.1998 sagt uns in diesem Fall das das nachholen der Angaben zu den bewirteten Personen möglich ist. Zu allen anderen Punkten äußerte sich der BFH damals nicht. Das Korrigieren von Falschen oder fehlerhaft angefertigten Aufzeichnungen ist daher mit dem Gastwirt binnen “kurzer Zeit” nachzuholen, so die läufige Rechtsauffassung in der Literatur. Das heißt wenn der Prüfer sich die Belege anguckt und diese sind Fehlerhaft wird es in der Regel zu spät sein.

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