Buchhaltungsfehler sind nicht nur an sich unangenehm, weil sie einen viel Zeit kosten, Buchhaltungsfehler können einem auch noch einiges an Geld kosten. Nicht nur im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuersonderprüfung können Buchhaltungsfehler einem viel Geld kosten, sondern auch wenn ein Geschäftspartner Rechnungen nicht bezahlt, weil diese fehlerhaft sind oder einem die Bank eine Finanzierung verneint, weil Sie Buchhaltungsfehler finden und so die Grundlagen nicht so sind wie man selbst dachte.

Viele nebenberufliche Selbständige nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Nach dieser kann man sich im Volksmund von der Umsatzsteuer „befreien“ lassen, wenn der Jahresumsatz unter 17.500 Euro ist und im Folgejahr ein Umsatz von unter 50.000 Euro zu erwarten ist.

Beispiel:

Überschreitet der Jahresumsatz im Musterjahr 01 die 17.500 Euro so kann man ab dem 01.01. des Folgejahres die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen.

Fehler bei der Kleinunternehmerregelung:

Viele die die Kleinunternehmerregelung nutzen prüfen ihren Jahresumsatz erst, wenn Sie ihre Steuererklärung für das vergangene Jahr erstellen bzw. lassen diese von ihrem Steuerberater erst dann prüfen. Somit passiert es oft, dass man erst im dritten oder vierten Quartal des Folgejahres merkt, dass man die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen kann und somit, entweder 19% seiner Umsätze an das Finanzamt abführen muss oder seine Preise um die Umsatzsteuer anpassen muss. Besonders ärgerlich ist es, wenn die eigenen Kunden nur Privatpersonen sind, mit denen man in der Regel Bruttopreise vereinbart hat, bei diesen hat man nun keinerlei Möglichkeiten die Umsatzsteuer, die man an das Finanzamt abführen muss, bei seinen Kunden zusätzlich einzufordern.

Hat man aber Unternehmen als Kunden, so schließt man in der Regel Nettovereinbarungen ab und kann die Umsatzsteuer im Nachgang noch einfordern (Achtung, hier ist es aktuell strittig wie viele Jahre man rückwirkend die Umsatzsteuer einfordern kann). Das gute ist, dass die Unternehmerkunden in der Regel nicht durch die Umsatzsteuer belastet werden, da diese den Vorsteuerabzug haben.

Kleinunternehmer sollten daher zum Jahreswechsel direkt ihren Jahresumsatz prüfen und ggf. ihre Rechnungen für das kommende Jahr umstellen.

Um die Vorsteuer nach § 15 UStG ziehen zu können benötigt ein Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Vor allem große Unternehmen lassen daher ihre Buchhaltungen jede Eingangsrechnung genausten prüfen. Hier werden Rechnungen mit mangelnden Rechnungspflichtangaben zurückgesendet. Der Unternehmer, der die Rechnung ausgestellt hat, muss so nacharbeiten und länger auf die Bezahlung warten.

Einer der teuersten Fehler ist die Umsatzsteuer doppelt oder falsch auszuweisen. Die Folge dessen ist, dass nach § 14 c UStG doppelte oder falsch Ausgewiesene Umsatzsteuer trotzdem vom Unternehmer geschuldet wird und der Rechnungsempfänger die Vorsteuer nicht ziehen darf.

Das doppelte Ausweisen ist vor allem ein Fehler, der den Rechnungsaussteller direkt betrifft. Der häufigste Fall ist hier Anzahlungs- und Vorauszahlungsrechnungen / Anzahlungsrechnungen falsch aufschlüsselt bzw. schreibt. Diverse Beispiele zu diesem Thema findet man im Umsatzsteuer Anwendungserlass Abschnitt 14.8. UStAE.

Geschenke und geschäftliche Bewirtungen sind nach § 4 Abs. 5 und Abs. 7 EstG gesondert von den normalen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Zusätzlich sind gewisse Pflichtangaben den Buchungen hinzuzufügen. Zu Geschenken, die bis zu 35 Euro pro Person und Jahr abziehbar sind, ist immer der Name des Beschenkten zu hinterlegen. Das meint auch den Namen des Beschenkten und keine Debitorennummer, Kreditorennummer, der Firmenname oder die Bezeichnung „Kunde“ bzw. „Geschäftsfreund“. Geschäftliche Bewirtungen sind nur zu 70% als Betriebsausgaben abziehbar, ebenfalls muss zu den ordnungsgemäßen Bewirtungsbelegen immer der Name des Bewirteten (Ebenfalls wieder der richtige Name) und der Bewirtungsanlass. Ebenfalls muss der Bewirtungsanlass genau sein und keine „Pauschalaussagen“ beinhalten wir „Geschäftsessen“. Die Folge von mangelnden Aufzeichnungen Aufzeichnungen ist, dass man gar keinen Betriebsausgabenabzug erhält und auch die Vorsteuer nicht bekommt. Dies ist eigentlich sehr einfach zu vermeiden, wird in der Praxis aber oft ignoriert oder viel zu einfach abgebügelt. Ein gefundenen fressen für jeden Betriebsprüfer.

Der Herstellungskostenbegriff bzw. der Anschaffungskostenbegriff ist eigentlich zu 99,9 % ausgeurteilt und gehört zum Standard jeder Ausbildung, die an Soll und Haben kratzt. Oft werden aber Erwerbsnebenkosten wie Fahrtkosten, Gebühren für spezielle Vollmachten, Rechtsanwaltskosten für Vertragsgestaltungen und und und im Aufwand gebucht und nicht aktiviert. Das Mehrergebnis ist dem Betriebsprüfer hier gewiss, dazu meistens auch ein Zinsschaden für den Unternehmer. Zusätzlich merken externe Bilanzleser wie Banken, dass man Fehler in der Bilanz hatte, wenn Sich die Bilanzposten durch eine Betriebsprüfung verändern.